Saiba como otimizar a espera telefônica dos clientes

Saiba como otimizar a espera telefônica dos clientes

Garantir a qualidade no atendimento ao cliente é fundamental para obter sucesso com o público, e para melhorar os meios de comunicação, muitos canais são criados. Embora vivamos na era da tecnologia digital, o telefone ainda tem seu espaço, mas o grande desafio é a espera telefônica.

Imagine-se sendo atendido por uma empresa em que é necessário entrar em contato com diversos atendentes até que, finalmente, você consiga conversar com a pessoa que poderá ajudar você? Bastante desgastante, não é mesmo? Por isso, a espera telefônica surgiu, a fim de evitar esse (e outros) tipo de transtorno.

Isso porque é a partir desse contato que o cliente constrói a sua percepção sobre a empresa, sendo uma oportunidade para agregar valor ao negócio. Dessa forma, a espera telefônica tem como finalidade permitir que o consumidor seja atendido e, posteriormente, ter as suas necessidades supridas.

Então, se você está em busca de maneiras para otimizar esse processo e tornar a experiência mais agradável para o público, continue com a leitura até o fim!
 

Mensagem

Muitas empresas, durante as esperas telefônicas, costumam colocar apenas alguns toques enquanto o cliente aguarda. No entanto, uma boa estratégia para o negócio é aproveitar a oportunidade e inserir algumas mensagens, como informações sobre a empresa ou produtos e serviços prestados por ela.

Mas cuidado, as informações transmitidas devem ser breves, claras e objetivas! Além disso, é importante escolher um tom de voz calmo e agradável, para não incomodar o cliente durante a espera. Além disso, busque naturalidade durante a transmissão para criar um elo com quem está do outro lado da linha.
 

Música

A qualidade do áudio (da música de espera) é fundamental, por isso, garanta que não haja ruídos ou interferências. Uma boa estratégia é utilizar sons personalizados.
 

Tempo de espera

A tolerância para o tempo de espera dos clientes é baixa, então, pense em todos os fatores na hora de formular a mensagem de espera. O ideal é de no máximo 1 minuto para o contato direto com o atendente. Como é uma gravação, lembre-se de dar um intervalo entre as informações para que quando ocorrer o atendimento a mensagem não seja recebida parcialmente e não cansar o cliente.
 

Alocação de funcionários

Dependendo do ramo do seu negócio, haverá períodos de alta demanda pelo atendimento telefônico e períodos sazonais. Descubra quais são eles e, quando houver uma procura muito grande, realoque os funcionários para garantir um bom fluxo ou contrate colaboradores temporários.
 

Tecnologia

O PABX Virtual é uma ferramenta útil, principalmente, para as empresas que desejam melhorar a qualidade da espera na fila de atendimento.

Você também pode inserir menus e submenus durante a chamada, para que o cliente escolha a área que deseja falar, reduzindo o tempo de espera e não permitindo a sobrecarga do atendente central.

Independentemente dos meios utilizados para tornar o momento mais agradável, é preciso avaliar quais são os resultados obtidos. Realize pesquisas de satisfação, acompanhamento da qualidade no atendimento com as chamadas gravadas, acompanhamento de custo de um tarifador e relatórios por período (chamadas recebidas/efetuadas).

Crie uma relação de proximidade, humanize o atendimento e utilize as dicas acima para melhorar o seu atendimento. Afinal, um serviço de qualidade é aquele que promove a satisfação no consumidor. Investir no momento de espera telefônica possibilitará que a sensação de demora reduza, fortalecendo a imagem da empresa junto ao consumidor e reforça as campanhas publicitárias.

E como tem sido oferecido esse serviço por sua empresa? Confira mais assuntos relacionados, como a telefonia voip. Boa leitura!

01 de Junho de 2018

Outras notícias

Aprenda a usar endomarketing em seu call center para gestão de pessoas

Se você trabalha com comunicação empresarial, é bem provável que já tenha ouvido falar em endomarketing ou marketing interno. Trata-se do processo de desenvolver ações que engajem os funcionários com os processos organizacionais.

Saiba mais

Pesquisa de satisfação: entenda sua importância e como fazê-la

A pesquisa de satisfação é um instrumento muito importante para as empresas e pode ser utilizado para nortear as estratégias. É por isso que saber como elaborar e mensurar os resultados de questionários é algo tão relevante.

Saiba mais

Como aplicar PNL em vendas no call center? Aprenda aqui!

A PNL em vendas — Programação Neurolinguística aplicada em estratégias de vendas — foi desenvolvida inicialmente por dois estudiosos da Universidade da Califórnia (UCSC).

Saiba mais

Gestão de equipe: aprenda a otimizar as vendas do call center!

Você sabia que adotando técnicas da gestão de equipe fica mais fácil de otimizar o atendimento e as vendas de um call center? Isso mesmo! É possível fazer com que o volume de produtos vendidos via telefone tenham um salto significativo, apenas investindo em ações para os funcionários da organização.

Saiba mais

Nosso site utiliza cookies para criar uma melhor experiência de navegação para você. saiba mais

Ok