Atualmente, em pleno processo de transformação digital, sabemos que as empresas têm adotado tecnologias digitais para revolucionar as suas operações, aumentando a eficiência e reduzindo custos. Nesse contexto, o sistema virtual de telefonia, conhecido como Pabx Virtual, tem sido uma aliada à alta produtividade nas empresas, ganhando bastante destaque e substituindo grande parte dos equipamentos analógicos.
Por isso, preparamos um post especialmente para ajudá-lo a entender os diferentes tipos de sistemas de telefonia disponíveis e por que os virtuais têm se apresentado como uma das melhores e mais eficientes soluções. Esperamos que você aproveite a leitura!
Quais são os principais sistemas de telefonia atuais?
Atualmente, há vários sistemas de telefonia disponíveis, tanto analógicos quanto digitais. A grande maioria das empresas ainda conta com os sistemas antigos, que são analógicos. No entanto, cada vez mais, procuram a migração para o PABX Virtual, pois ele oferece mais ferramentas e é mais moderno. A seguir, preparamos uma comparação para que você entenda como cada um deles funciona.
Analógico
Esses são os telefones tradicionais que estávamos acostumados a encontrar em qualquer escritório há alguns anos. Praticamente, era só esse modelo que se via no Brasil e as outras tecnologias ainda eram muito caras. Eles cobrem os recursos básicos necessários a uma pequena empresa, como a transferência de chamadas para ramais diferentes, rediscagem, discagem rápida e estacionamento. O sistema não deixa muito espaço para expansão ou alterações, uma vez que uma mudança de local envolve uma nova fiação ou uma ampliação de ramais necessita de um novo equipamento.
Eles são relativamente baratos, pois são simples. No entanto, sendo menos modulares, são caros para suportar, configurar e atualizar. Por exemplo, alterar a localização de um ramal exige uma nova fiação no local.
Digital
Já são mais modernos que os analógicos e além de suportar linhas analógicas, permitem a utilização de linhas digitais, conhecidas como E1.
Eles basicamente possuem as mesmas funções que um Pabx analógico, mas com alguns recursos extras, como DDR (Discagem Direta a Ramal) e uma capacidade superior de linhas graças as linhas digitais, entre outros.
O PABX Analógico permite que as linhas contratadas sejam utilizadas uma por vez. O Pabx fica dentro da empresa e para ampliar a possibilidade de efetuar chamadas é necessário a contratação de mais linhas junto a operadora e respeitar o limite físico do Pabx.
No Pabx Digital é necessário a contratação de links de E1 (linhas digitais) de uma operadora convencional, o qual necessita de contratos longos e um valor elevado. Recursos adicionais geralmente se tornam caros, pois exigem novas placas ou novas licenças para funcionamento.
Em ambos os modelos:
precisará de redes separadas para voz e dados;
oferecerá flexibilidade reduzida;
deverá estar instalado dentro da empresa;
pode se tornar caro a longo prazo com manutenções;
dificilmente permite integrações;
contratos longos e multa em caso de rompimento.
Híbrido
Os sistemas híbridos unem os sistemas analógicos e digitais, além de possuírem recursos de Telefonia IP.
Virtual
Os sistemas virtuais de PABX, na verdade, são softwares hospedados em um Data Center. Eles já foram desenvolvidos para a tecnologia IP e suportam tanto linhas analógicas, digitais e virtuais.
Como ele é um software, a criação de ramais é feita em poucos cliques, bem como recursos como URA (Atendimento Automático), Fila de Atendimento, Correio de Voz, Sala de Conferência são de fácil criação e utilização.
Os PABX's virtuais oferecem uma série de recursos avançados, oferecendo a mesma (ou até melhor) qualidade de voz e processamento de sinal aprimorado que os modelos analógicos e digitais. Eles fornecem a flexibilidade de adicionar novos recursos e capacidades.
Além disso, é possível fazer integração com outros softwares, seja CRM ou ERP e com isso permitir a agilidade dos processos internos, como a abertura de chamado de forma automática ao receber uma ligação.
Isso tem permitido um ganho de eficiência muito grande, pois os colaboradores gastarão menos tempo treinando e procurando pelas ferramentas que vão utilizar. A flexibilidade se tornou um grande diferencial em um mundo cada vez mais competitivo.
Isso é essencial para uma empresa, independente de seu porte.
Como o PABX virtual pode beneficiar a sua empresa?
Agora, vamos mostrar na prática, as vantagens do sistema virtual em relação aos outros, além de falar um pouco sobre como ele pode otimizar o trabalho na sua empresa.
Ramais
No Pabx convencional, o ramal do colaborador necessita de aparelho telefônico e cabeamento de telefonia para funcionar, sendo essa, em quase 90% dos casos, a única forma de ser ter um ramal. Já no Pabx Virtual, o ramal pode ser utilizado por meio de um aplicativo (podendo ser instalado em computador, smartphones ou tablets), um adaptador de telefone analógico (ATA, que funcionaria como o ramal do PABX convencional) e um telefone IP, que é um telefone conectado diretamente à sua rede.
Vale lembrar que no PABX Virtual, o ramal pode estar em qualquer parte do mundo onde tenha Internet, que a comunicação interna continuará funcionando. Imagine que você está em uma viagem a negócios e que é necessário receber uma chamada — a telefonista pode transferi-la como se o seu ramal estivesse fisicamente no mesmo local.
Linhas
No PABX convencional, temos que contratar linhas analógicas (igual a que temos em casa) e/ou linhas digitais (E1), sendo que é necessária a conexão física no PABX e, muitas vezes, temos que investir em placas (tronco) para comportar nosso negócio. Aqui, ainda ficamos presos às operadoras tradicionais que costumam cobrar caro por esses serviços.
No PABX Virtual, além de existir a possibilidade de se colocar uma linha analógica ou linhas digitais, é possível ter linhas virtuais que se conectam via Internet, dando a possibilidade de reduzir custos e equipamentos físicos.
Com o PABX Virtual, conseguimos ter números de diversas cidades, facilitando assim, uma possível expansão em determinadas regiões. Você pode atender uma ligação do Rio de Janeiro, mesmo estando em São Paulo, sem onerar o custo para seu cliente, já que ele fará uma ligação local.
URA e música de espera
No PABX convencional, geralmente, temos uma situação em que é necessário colocar uma placa para a URA (atendimento automático) e outra para música de espera e, muitas vezes o áudio não fica bom, em razão dessa placa adicional ou até de uma placa externa. Além disso, quase sempre há um limite dos níveis de atendimento, além de haver apenas uma música de espera.
No PABX Virtual, podemos ter diversos níveis de URA e sub-ura e diversas músicas de espera. Na URA, quando o cliente digitar a opção do suporte, podemos ter outro menu para a função e, em cada opção digitada, pode haver uma música de espera diferente.
Por que escolher um sistema virtual de telefonia?
Baixa manutenção
Como o Pabx fica hospedado em um datacenter, não há necessidade de manter o equipamento fisicamente e nem de visitas técnicas presenciais, já que tudo é resolvido remotamente.
Custo-benefício
Com o PABX virtual não há necessidade de adquirir licenças e nem placas adicionais para seu Pabx. O upgrade (ampliação) e downgrade (redução) de ramais é feita de forma rápida e fácil.
Maior oportunidade de investimentos
A comunicação é parte essencial de uma empresa, mas, geralmente, não faz parte das atividades principais — aquelas que realmente geram lucro diretamente. Por isso, todo o dinheiro que puder ser poupado em telefonia pode ser empregado para melhorar os produtos e serviços que seu negócio oferece para os clientes.
Devido à alta competitividade do mercado global, o corte de custos operacionais se tornou um mantra. Certamente, seus concorrentes estão enxugando os gastos em todos os setores que eles conseguem para se concentrar somente no chamado core business.
Escalabilidade
Outra questão essencial nos negócios atuais é a escalabilidade. Ela é um atributo que descreve a capacidade de um processo, de uma rede, de um software ou de uma organização para crescer e gerenciar o aumento da demanda, assim como o caminho inverso. Um sistema, negócio ou software, que sejam descritos como escaláveis, têm uma vantagem porque são mais adaptáveis às necessidades ou demandas de seus usuários ou clientes.
Escalabilidade é, muitas vezes, um sinal de estabilidade e competitividade, pois significa que a sua organização está pronta para lidar com o fluxo de demanda, o aumento de produtividade, as tendências, as mudanças de necessidades e até a presença ou a introdução de novos concorrentes.
Além disso, indica que sua empresa tem uma capacidade maior de lidar com oscilações e crises no mercado. Se sua organização tem um plano para reduzir rapidamente as atividades em um momento de desaceleração da economia, os investidores se sentem mais seguros.
A escalabilidade passa, portanto, por uma estratégia de sistema de telefonia. No caso dos analógicos, imagine o prejuízo que uma empresa teria ao se desfazer dos equipamentos, que são caros e não são facilmente revendidos.
Alternativamente, imagine que você precise expandir rapidamente suas operações — o processo de contatar uma empresa de telefonia analógica, conseguir um horário de instalação e implementar o sistema é significativo. Enquanto isso, os seus clientes sofrem uma queda de qualidade no serviço, o que pode comprometer a sua reputação.
Eficiência aprimorada
Ao utilizar o Pabx Virtual, muitas empresas experimentam maior produtividade e eficiência ao permitir que recepcionistas e secretárias atendam a outras tarefas em vez de ficarem coladas ao telefone durante todo o dia.
Aliás, isso também pode fazer maravilhas para o moral dos funcionários, porque, independentemente de quão otimista e feliz sua recepcionista possa ser, as chances são de que o profissional se canse de atender o telefone com o mesmo refrão centenas de vezes por dia.
Esse sistema não apenas torna mais eficiente o desempenho de uma função operacional, como também pode aumentar a produtividade até o topo da organização.
Imagem empresarial
Com a implementação de um sistema de PABX Virtual, qualquer organização de qualquer tamanho e com qualquer grau de experiência, desde startups até empreendimentos de 50 anos, promoverá uma imagem profissional e atrairá mais negócios.
Com isso, você deve ter percebido que um sistema virtual de tecnologia é uma das melhores ideias para reduzir custos e melhorar a eficiência da sua empresa. Além de oferecer mais ferramentas para que você gerencie as chamadas, ele tem um funcionamento mais simples e custos de manutenção mais baixos. Para melhorar, sua empresa ganha a reputação de ser mais moderna, o que atrai mais clientes!
Pioneirismo
Daqui a uma década ou pouco mais, os sistemas de telefonia analógicos e híbridos se tornarão completamente obsoletos. É uma tendência irreversível em todos os campos da tecnologia a migração para os serviços virtuais. Quanto antes você realizar essa transição, melhor será para a sua empresa.
Flexibilidade
Com a capacidade de ter seus ramais para fora do escritório, as pessoas não ficam restritas a estar no local durante o horário comercial. A equipe pode sair, reunir-se com os clientes e realizar outras atividades relacionadas ao trabalho, enquanto ainda recebe ligações comerciais urgentes. Em áreas congestionadas, os funcionários podem trabalhar em casa, em vez de desperdiçar horas improdutivas no carro.
A maior flexibilidade relacionada ao PABX Virtual significa que uma empresa não precisa realmente existir dentro dos limites físicos. Os funcionários podem criar escritórios virtuais em qualquer lugar, economizando em determinadas despesas, como aluguel e utilitários conectados ao espaço de escritório tradicional.
Compliance
Devido aos crescentes escândalos de corrupção empresarial no Brasil e no mundo, medidas de transparência nos atos empresariais têm sido exigidas por clientes e pelos governos. Desse modo, surgiu o compliance, que é simplesmente a adoção de estratégias de prestação de contas com a finalidade de mostrar o cumprimento estrito das leis por parte dos negócios.
Com um sistema virtual de telefonia, você pode gravar todas as comunicações telefônicas da sua empresa. Assim, em um processo judicial, ou em uma vistoria, é possível mostrar esses dados para garantir a defesa ou, então, localizar alguma postura incorreta no quadro de funcionários.
Economia de espaço no escritório
Outra desvantagem dos sistemas analógicos é que eles demandam a instalação de diversos equipamentos e fios, o que ocupa bastante espaço nos escritórios. Isso pode ser bastante prejudicial, pois atividades essenciais da sua empresa podem ser comprometidas, diminuindo a produtividade.
Além disso, o excesso de fios deixa o escritório com uma aparência não tão bacana. Para contornar isso, muitas organizações investem bastante em projetos de design de interiores, que são relativamente caros.
Com todos esses argumentos em vista, é fácil perceber que um sistema virtual de telefonia é essencial para que sua empresa melhore a eficiência da comunicação interna e externa. Os sistemas analógicos, apesar de terem sido úteis por muitos anos, agora são obsoletos e não se integram com a maioria das ferramentas disponíveis no mercado. Por essa razão, busque uma empresa confiável para realizar a transição de tecnologias para seu negócio.
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