Um guia completo sobre gestão do tempo

Um guia completo sobre gestão do tempo

"Tempo é dinheiro!" Com certeza, você já ouviu esta expressão em algum momento da sua vida — e isso é uma verdade! Uma boa gestão do tempo é algo imprescindível no cotidiano das pessoas, principalmente para empreendedores, pois se não houver um mínimo de controle, eles podem acabam perdendo clientes e oportunidades.

Há várias questões relacionados a não saber se planejar. Com isso, a produtividade e a reputação da empresa acabam caindo, já que os prazos atrasam, pois não se sabe por onde começar e as tarefas ficam inacabadas.

Quando o gestor não sabe se organizar e delegar, toda a equipe fica comprometida, já que ele tem que conseguir gerenciar o seu tempo e suas responsabilidades, e ainda monitorar toda a equipe, verificando se está cumprindo suas tarefas no devido tempo. Desse modo, se o líder não for eficiente, vinte e quatro horas nunca serão suficientes.

Nas grandes empresas, há uma grande preocupação com a gestão do tempo, pois ela ajuda o negócio a crescer e os afazeres fluírem da melhor forma possível.

Se você ainda não tinha pensado nesse assunto, não entre em pânico, temos uma boa notícia para você: há solução para o seu problema! Aprenda, neste post, como aprimorar a gestão do tempo e quais estratégias você pode adotar para ajudar ter sucesso no seu negócio. Leia e confira!
 

O que é a gestão do tempo?

Gestão do tempo é a organização e o planejamento da rotina de acordo com as tarefas que alguém tem que realizar dentro do seu dia a dia. Aplicando ao viés administrativo, é definir o que vai ser feito por você e por sua equipe em um determinado espaço de tempo, obedecendo aos prazos e limites. Para isso, é importante definir as prioridades e delegar tarefas quando necessário.

Quando não se tem planejamento, é normal sentir-se como se estivesse sobrecarregado, pois há muitas tarefas e não se sabe por onde começar. Porém, saber usar o tempo corretamente garante mais foco e eficiência, gerando, desse modo, maior produtividade e satisfação, pois não há nada melhor do que a sensação de trabalho concluído, não é mesmo?

Para a sua equipe, isso também será bom, já que seus liderados também terão um norte. Neste caso, a gestão do tempo vai permitir que você acompanhe o desempenho dos seus funcionários e até mesmo participe de alguns processos que estão sendo executados por eles.

Com uma boa gestão do tempo, você vai saber demandar o tempo certo para os afazeres corretos, não desperdiçando suas horas com coisas banais. Respeitar sua agenda e suas prioridades também é de suma importância. Organizar-se no trabalho permite que você tenha tempo fora dele, podendo, assim, aproveitar a família, amigos e o que mais você quiser fazer.

Só com uma boa gestão do tempo é possível unir o líder e a equipe à visão da empresa. Atuando em conjunto, ambos poderão contribuir para a evolução e o sucesso dos negócios.
 

Por que a gestão do tempo é um fator determinante para o sucesso do negócio?

Os negócios vão para frente quando há comprometimento. Uma das formas que seus clientes, sócios e investidores avaliam se você é uma pessoa envolvida com seus interesses é observando indiretamente o seu desempenho gerencial. Quando você obedece aos prazos e não se esquece dos seus afazeres, ou seja, sabe gerenciar seu tempo, seus colaboradores ficam satisfeitos e sua empresa ganha credibilidade, garantindo, assim, o sucesso.

Uma boa gestão do tempo melhora a sua reputação. Em um mercado competitivo, isso é muito importante. Cada vez surgem mais empresas de diversos segmentos. Há diversos quesitos que podem diferenciar o seu negócio, mas nenhum deles vão ser eficientes se não houver planejamento, organização e foco. A gestão do tempo vai te auxiliar a se comprometer com suas atividades e, desse modo, se diferenciar entre as demais empresas.

O sucesso no negócio é a meta de muitos, porém, é algo seletivo. Não são todos que realmente vão ter, pois é necessário empenho e comprometimento, e, apesar de tê-los, muitos acabam se perdendo no meio do caminho, muitas vezes devido à falta de planejamento. Com a gestão do tempo ideal, você vai ser um desses poucos que conseguirão alcançar seus objetivos.

Oportunidades também são um fator importante para o sucesso, mas elas surgem para aqueles que estão preparados. Você só vai se sentir assim se não estiver sobrecarregado com milhares de tarefas ocupando todo seu tempo. Portanto, saiba gerenciar seu tempo e garanta um negócio de sucesso.
 

Quais as melhores estratégias para melhorar a gestão do tempo?

Existem várias estratégias que você pode estabelecer para facilitar a gestão do tempo. Abaixo, estão algumas dicas para usar no seu negócio.
 

Defina quais são as prioridades

Tem tarefas que precisam ser feitas de imediato e outras que não têm tanta urgência. Então, priorize aquelas que são mais importantes — mas não deixe de executar as demais quando concluir as prioridades.

Organize o seu dia e o da sua equipe estabelecendo o que é prioritário e deve ser feito primeiro, como tarefas que demandam maior atenção e que têm o prazo de entrega mais curto. Só comece outra tarefa quando já tiver concluído a anterior. Isso é muito importante para não acumular afazeres.
 

Delegue tarefas

Saber que precisa de ajuda e que não é bom fazer tudo sozinho é de extrema importância em uma empresa. Delegar é necessário e é uma habilidade que deve ser estimulada nos gestores.

Mesmo que as tarefas pareçam fáceis, responsabilizar-se por todas elas não é o ideal, pois você acaba acumulando e atrasando o limite de entrega. Então, por mais simples que sejam, delegue-as e distribua entre sua equipe. Desse modo, vocês vão ser mais eficazes e vão cumprir o prazo determinado.
 

Estabeleça metas

Após delegar e dividir as tarefas de modo justo com sua equipe, estabeleça metas a serem alcançadas — individual e coletivamente. De acordo com os objetivos corporativos, defina o caminho a ser traçado para alcançá-los. Cada um sabendo o que deve alcançar e as tarefas que devem cumprir, se empenhando e cooperando uns com os outros, todos alcançam os objetivos da organização.
 

Organize sua agenda

É muito importante ter uma agenda para te guiar na gestão do tempo. Nela você pode anotar seus compromissos, afazeres e prazos, ajudando você a se organizar e planejar seu dia, trazendo maior produtividade. Mantenha sua agenda sempre atualizada, para não esquecer de nenhuma atividade que precisa ser executada. Você pode ter a sua própria agenda e uma coletiva, para guiar a sua equipe também.
 

Evite a procrastinação

A procrastinação é um empecilho para a produtividade, pois adiar tarefas e compromissos geram atrasos. Distrações, como o celular e as redes sociais, podem estimular a procrastinação. Por isso, é necessário ter cuidado, fazendo com que eles se tornem aliados, e não inimigos do negócio.

Como gestor, o exemplo que você dá para sua equipe é muito importante, pois ela precisa ver que você é comprometido e respeita os prazos. Isso vai estimular seus funcionários a serem proativos.
 

Invista nas tecnologias disponíveis

Existem diversos recursos que podem te ajudar, como aplicativos, softwares e sistemas integrados, que melhora a comunicabilidade da equipe. As tecnologias permitem avaliar o desempenho dos seus funcionários, e, assim, destacar pontos de melhorias, também podem ajudar a lembrar prazos e tarefas a serem executadas. Invista em ferramentas que vão impulsionar o seu negócio!
 

Quais ferramentas auxiliam na gestão do tempo?

Se você está em busca de algo que possa te ajudar a gerenciar sua rotina, temos soluções para você: as ferramentas de gestão do tempo! Com elas, você e sua equipe poderão se organizar, aumentar a produtividade e não correrão mais o risco de perder prazos. Conheça algumas dessas ferramentas.
 

Google Agenda

O Google Agenda é um ótimo recurso para organizar os afazeres e evitar a procrastinação. Ele permite, além da criação da sua agenda digital, a sincronização com a da equipe, melhorando a comunicabilidade na empresa.

Com essa ferramenta, você pode criar várias agendas, como uma pessoal e outra para os negócios. Pode também criar eventos e compartilhar com os colaboradores. Uma boa notícia: o Google Agenda é muito simples de usar e possui diversos benefícios.

Existem também ferramentas de gestão a serem utilizadas que não precisam de aplicativos ou softwares. Citaremos duas delas abaixo.
 

5W2H

O 5W2H é como um checklist de atividades a serem desenvolvidas. A ferramenta possui algumas perguntas que devem ser respondidas.
 

  • What: o que vai ser feito?

  • Why: por que vai fazer?

  • Where: onde vai ser feito?

  • When: quando vai ser feito?

  • Who: quem vai executar?

  • How: como vai ser feito?

  • How much: quanto vai custar?


Essa ferramenta vai trazer maior clareza e produtividade para você e sua equipe.
 

Matriz GUT

Essa ferramenta ajuda a resolver as adversidades que você e sua equipe estão enfrentando e que fazem com que a produtividade diminua. Entenda os elementos da matriz:
 

  • gravidade: analisa-se a intensidade de uma dificuldade se não for solucionada;

  • urgência: analisa-se o prazo para solucionar a dificuldade;

  • tendência: avalia-se a quanto a dificuldade pode aumentar se não for resolvida.

Para montar a matriz GUT, você precisa seguir alguns passos. São eles:

  • listar todas as dificuldades que estão sendo enfrentadas no ambiente de trabalho;

  • classificá-los, de 1 a 5, de acordo com os elementos GUT;

  • escolher os principais e analisar os pontos fracos;

  • criar um plano de ação visando solucionar a dificuldade.


Escolha o recurso que mais tem a ver com você e seus colaboradores e tenha uma melhor gestão do tempo!
 

Quais os benefícios para a equipe da gestão do tempo?

A boa gestão do tempo influencia não só a empresa, como a equipe como um todo. Quando a organização mostra para os funcionários que o comprometimento deles é importante, eles ficam mais envolvidos e se beneficiam também. Confira em que a gestão do tempo pode beneficiar a sua equipe.
 

Produtividade

Como já falamos anteriormente, a gestão do tempo pode ser uma aliada para aumentar a produtividade. Com organização e planejamento, é possível cumprir seus deveres e obrigações no devido tempo — às vezes até com antecedência. Desse modo, a equipe vai ter um bom desempenho e mais produtividade. Um aliado da produtividade é a delegação, já que ao distribuir as tarefas de modo justo, você gera alta qualidade no que for feito.
 

Oportunidades

Funcionários bons e produtivos se destacam na empresa por causa do seu desempenho e comprometimento. Desse modo, oportunidades de cargos mais altos e salários melhores vão surgir, porque isso vai aumentar o nível de credibilidade do funcionário com a empresa.
 

Foco

Gerenciando bem o tempo, a equipe vai gastar menos energia e horas com o que não é importante e focar no que realmente precisa ser feito. Vai ser possível fazer tarefas em tempo recorde e evitar a procrastinação, entregando tudo no tempo devido.
 

Autonomia

Quando o líder delega as tarefas, a equipe recebe mais autonomia, já que vai ser confiado a ela uma atividade que, por mais simples que seja, é importante e tem um prazo para ser concluída. Além disso, vai acrescentar novos desafios e aprendizado na vida dos funcionários.
 

Vida pessoal

Ter planejamento e concluir as tarefas do trabalho no tempo certo faz com que não haja preocupação ao sair dele, podendo, assim, gerenciar a vida pessoal com o que achar conveniente, afinal, existe mais para viver além do trabalho.
 

Como essa gestão melhora a produtividade e a reputação?

A reputação da sua empresa é muito importante para os negócios e a gestão do tempo pode ajudar a determinar como ela vai ser. Uma equipe e gestor produtivos agradam os clientes, pois vão poder confiar que o serviço prestado será de alta qualidade e não vão ter que esperar nenhum tempo a mais para isso.

Já no mercado, investidores não costumam se interessar por empresas que não têm comprometimento, organização e produtividade. Então, se você está em busca de sócios e investidores, aposte em uma gestão de tempo de qualidade, utilizando as ferramentas e estratégias que você aprendeu nesse post.

A gestão do tempo é importante pois, por maior que sejam as horas trabalhadas por você e sua equipe, se não souberem administrar bem o tempo e não souberem o que fazer, será um trabalho em vão. Invista naquilo que vai melhorar a reputação e a produtividade da sua empresa. Dessa forma, sua reputação vai subir, já que sua organização vai ser bem-vista e terá credibilidade.
 

Como o PABX pode contribuir para a gestão?

Para colocar tudo o que foi exposto em prática, é preciso investir em comunicabilidade entre os funcionários e clientes em potencial, pois isso é importantíssimo para o sucesso da sua empresa. Aqui, vamos apresentar a você o PABX, um sistema ideal para isso.

Ele auxilia você e sua equipe a terem mais organização e melhor aproveitamento — ou seja, gerenciar bem seu tempo —, já que não vão precisar de um departamento para se comunicarem, podendo, assim, focar nas tarefas e aumentar a produtividade. Ele ainda vai permitir o aprimoramento dos canais de atendimento da empresa.
 

O que é um PABX

O PABX (Private Automatic Branch Exchange ou Troca Automática de Ramais Privados) é um sistema que centraliza a comunicação telefônica na empresa. Internamente, ele possibilita que cada funcionário tenha seu próprio ramal sem um custo adicional, já que não vai ser necessário contratar uma linha de telefonia individual. Externamente, é preciso contratar linhas de telefonia de acordo com a quantidade de clientes que você pretende atender no mesmo momento.
 

Diferenças entre PABX convencional e PABX virtual

O PABX convencional é um modelo mais arcaico e possui um custo mais elevado, pois depende de suporte técnico sempre que surgirem contratempos, e os ramais utilizam várias linhas telefônicas. Já o PABX virtual une as vantagens do PABX convencional e outras melhorias, como o serviço remoto, já que é um sistema de telefonia na nuvem e ainda permite que sua equipe trabalhe de qualquer lugar.

Com o PABX virtual, além de colocar chamadas em espera, identificar e transferir ligações — benefícios já presentes no sistema convencional —, ainda é possível gravar as chamadas, criar uma fila de atendimento aos clientes e ramal remoto. Com essas vantagens que esse sistema possibilita, você pode avaliar o desempenho da sua equipe, dando um feedback e, consequentemente, melhorando a produtividade.
 

Benefícios trazidos pelo PABX virtual

Esse sistema, unido a uma boa gestão do tempo, vai trazer melhoria ao atendimento ao cliente, beneficiando a reputação da empresa, pois conta com fila de atendimento com música de espera, e também é possível implementar a URA, que vai atender as ligações com uma gravação e o cliente vai poder escolher em qual setor quer falar.

Podemos citar também a melhoria na performance da equipe, pois o trabalho fica mais bem planejado e os funcionários conseguem executar suas atividades com mais eficácia. O trabalho fora da empresa, quando necessário, também vai ser mais simples, por causa do uso de ramais.

Pelo ramal, os sócios e investidores vão poder falar com quem realmente quer, sem precisar ficar transferindo chamadas, gerando, assim, maior comodidade e fluidez, facilitando para fechar negócios.

A gestão do tempo na sua empresa vai ficar muito mais simples se você adquirir um sistema PABX. Para isso, é importante contar com um parceiro que entrega ao gestor uma solução completa em telefonia, com qualidade, estabilidade e bom atendimento.

Se você tiver uma boa gestão do tempo, você e sua equipe vão ser capazes de fazer suas atividades no tempo disponível. Vinte e quatro horas passarão a ser suficientes para executar os seus trabalhos e ainda ter tempo para a vida pessoal, mantendo sã a sua saúde, principalmente mental.

Como você pôde ver, organização e planejamento são coisas imprescindíveis para o sucesso e equilíbrio do seu negócio. Proponha aos seus colaboradores o implemento na sua empresa do que você aprendeu nesse post e veja como o ambiente vai ficar mais leve e descomplicado.

Se esse post te acrescentou algo fique por dentro de mais dicas que podem ajudar seu negócio a ir rumo ao sucesso!

09 de Novembro de 2018

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